Новата реалност на извънредното положение поставя редица предизвикателства пред работодателите, свързани с продуктивността, сигурността, личните данни.

Само преди две седмици работата от вкъщи беше просто един от гъвкавите механизми за организация на работния процес. Използваше се периодично, основно от големи компании, като бонус за служителите – не се налага да пътуваш до офиса, имаш по-голяма гъвкавост на работното време и по-малко съпътстващ стрес от работната среда.

Днес в ситуацията на извънредно положение в страната заради пандемията от COVID-19 home office-ът се превърна в средство за защита на сигурността и здравето на служителите, както и в необходимост, за да продължат процесите в компанията.

Тази нова реалност поставя и редица предизвикателства пред работодателите, свързани с продуктивността и ефективността на работата от вкъщи, със сигурността на информацията и защитата на личните данни и фирмената тайна, с гарантирането на правата са служителите и съблюдаването на техните задължения.

Какво представлява работата от вкъщи

Правната уредба на home office е разписана в Раздел VIIIб  от Кодекса на труда („Допълнителни условия за извършване на работа от разстояние”). Това е форма на организиране на работа, от която не всички браншове и бизнес процеси могат да се възползват, тъй като в основата й стои използването на информационни технологии.

Ясно е, че един работник на поточна линия няма как да изпълнява задълженията си от вкъщи, но пък за служители, които осъществяват умствен труд, това е възможно – напр. дейности в счетоводството, медиите, преводаческите услуги, консултантското обслужване и др.

Не бива да се смесват понятията за надомна работа и работа от вкъщи. Надомната работа представлява изпълнение на трудовите задължения във връзка с изработка на продукция и/или предоставяне на услуга в дома на работника/служителя или в други помещения по негов избор . При надомната работа работникът/служителят сам определя началото, края и разпределението на работното време, както и периодите на междудневна и седмична почивка – важното за работодателя тук е реализирането на определено количество продукция или завършването на определена задача.

При home office работното време съответства по продължителност на това, определено за работещите в помещенията на работодателя. Трудовият договор е обвързан не с изпълнение на конкретен лимит или поръчка, а с престиране на работно време за дадена дейност.

Предложение за организиране на работния процес от вкъщи може да даде както работодателят, така и наетото от него лице. Преминаването към home office начин на работа може да се случи с взаимната воля на двете страни, а не ултимативно по желание само на едната (от страна на служителя, да речем). Редът за възлагането и отчитането на работата, както и съдържанието и обемът ѝ се определят със самото сключване на трудовия договор, с допълнителни споразумения към него или с вътрешни актове на работодателя.

В Кодекса на труда няма уреден темпорален лимит за извършването на работа от вкъщи. Продължителността на тази форма на труд зависи от сключения между работодателя и работника/служителя трудов договор, както и от вътрешните правила за организиране на работата в компанията.

Какви права и задължения има работникът/служителят при home office?

Трудът, изпълнен от работещ от вкъщи, се третира по същия начин, както труда, осъществен в помещение на работодателя. Всички работещи, независимо дали от вкъщи или в офиса, трябва да отговарят на еднакви стандарти за натовареност и за извършване на работата.

Някои от най-важните права на работещия от вкъщи са:

• правата, свързани с организацията на работата и здравословните и безопасни условия на труд, с каквито се ползват и работещите в помещения на работодателя;
• да определя сам почивките си в рамките на работното време;
• да ползва отпуски по ред, вид и размер, съгласно разпоредбите на КТ;
• право на възнаграждение съгласно трудовия договор и вътрешните правила на компанията, както и на допълнителни възнаграждения;
• равни трудови и синдикални права с работещите в помещение на работодателя;
• достъп до обучение и възможност за развитие на кариерата.

Работещият от своя страна трябва да осигури в дома си (или избрано от него помещение) определено пространство за работно място. Ако в трудовия договор не се уговори служителят да използва собствено оборудване, тогава той носи отговорност за правилното съхранение и експлоатация на предоставеното му такова от работодателя. Наред с това работещият от вкъщи е задължен да спазва фирмената политика за организацията на работата и безопасност и здраве при работа.

Задължително е и работникът/служителят да дава отчет за извършената от него работа.

Какви са задълженията на работодателя?

Работодателят трябва да осигури за своя сметка всичко необходимо за извършване на работата от вкъщи – оборудване, консумативи, техническа профилактика, защита на данните и пр. Той е длъжен да информира работещите от вкъщи за изискванията за работа, като носи отговорност за безопасните условия на труд. Задължение на работодателя е да организира достъпа до фирмена и професионална информация и да обезпечи комуникацията между хората в екипа, така че да предотврати евентуална изолация от процесите на работещите вкъщи.

Кои са основните предизвикателства за организацията на работата при home office?

1. Контролът Как се осъществява контрол

Едно от най-големите опасения на работодателите са за спад на ефектвиността и продуктивността на работа от вкъщи. Личната мотивация и самодисциплина имат много по-силна роля при home office, тъй като мениджърът няма как да наблюдава работния процес толкова непосредствено.

В Кодекса на труда са посочени минималните изисквания по отношение на отчетността на служителите, работещи от вкъщи – ежемесечен отчет за извършената работа. Бизнес динамиката обаче едва ли може да разчита на формален отчет веднъж в месеца. Решението се намира в различни системи, приложения и протоколи за проследяване на дейността и изпълнението на задачите.

Редица компании използват софтуер за проследяване на дейността на служителите си (напр. Jira Software, WakaTime и др.). Възможно решение е и отдалечен достъп до компютрите в офиса на работодателя, като това дава и някои предимства по отношение на сигурността на съхранение на информацията.

В някои фирми се следи за изпълняването на задачи чрез изпращане на имейл, когато служителят започне да извършва работата и когато я приключи, чрез „фишове“ за изпълнена дейност или чрез дневен отчет на ангажираността и реализираните операции.

Всичко се свежда до трудовата политика на дадения работодател – съответният приложим подход зависи от договореностите между страните и от вътрешните правила на фирмата.

2. Защитата на личните данни

Работата от вкъщи предполага боравене от разстояние с информация, която представлява лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни и GDPR или е търговска тайна на работодателя. Независимо че работата с подобна деликатна информация се случва извън офиса на работодателя, отговорността за нейната защита остава негова, а не на служителя. Работодателят е длъжен да осигури защита на данните, включително чрез необходимия софтуер и нива на достъп както при служебните устройства, така и при компютрите в дома на служителя, разписване на правила за работа и съхранение на информация и документи, за канали и начини на водене на служебна комуникация и пр.

В случай че работата от вкъщи предполага боравене с документи и досиета на хартиен носител, работодателят може да инсталира система за наблюдение в дома на работника/служителя, но само след негово писмено съгласие.

3. Отговорности при трудова злополука

Home office е сравнително ново явление за българския бизнес. И ако въпросите по отношение на злополуки на работното място са ясно разписани и с богата съдебна практика, то при работата от вкъщи нещата не са точно така. Има редица неясноти по отношение на това как работодателят извършва оценка дали работната среда отговаря на изискванията на закона, как се извършва преценка дали дадена злополука е трудова.

Предоставена е широка свобода при определяне на условията за извършване на работа от вкъщи и именно тук е важно работодателят да заложи и разпише предварително задълженията и отговорностите, които биха имали отношение и при ситуация на злополука. Работодателят е задължен да предостави пълна информация за рисковете на работното място, за изискванията за безопасност и здраве при работа и конкретни инструкции за работа с предоставеното оборудване. В същото време при home office може да бъде уговорено използването на собствено оборудване на служителя, като му бъдат прехвърлени и задълженията за поддръжката на работното оборудване и пространство.

В заключение

Настоящата извънредна ситуация създава множество предизвикателства – работодателите са принудени да се приспособяват, да взимат бързи решения и мерки, да се учат в движение. Въпреки това от създалите се обстоятелства могат да се извлекат и ползи – сега е моментът работодателите да оптимизират работния процес, да подобрят комуникацията между служителите в екипа, да създадат централизирани системи за обмен на служебна информация и пр. Във връзка с това е от особено значение да се направи оценка на киберсигурността, тъй като, предвид кризисното положение, в момента е налице благоприятна среда за реализиране на киберпрестъпления и кражби на лични данни. Тези престъпления ще имат все по-голямо значение и носят все повече рискове, затова е необходимо работодателите да предприемат действия за предотвратяването им, като използват времето на извънредна ситуация максимално в тяхна полза.

Автор: Виляна Хърватова

Материалът е публикуван в Инвестор.бг